中國藥科大學檔案管理辦法

第一章 總則

第一條 為規(guī)范我校檔案工作，有效保護和利用檔案，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及實施細則、《高等學校檔案管理辦法》等法規(guī)，結(jié)合我校實際，特制定本辦法。

第二條 本辦法所稱的檔案，是指學校從事教學、科研、管理、基本建設等活動直接形成的對師生員工、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像、實物等不同形式、載體的歷史記錄。

第三條 檔案記錄歷史、傳承文明，是現(xiàn)代人了解歷史、研究歷史的寶貴財富。檔案工作是維護歷史真實面貌的重要工作，是我校重要的基礎(chǔ)性工作。我校把檔案工作納入總體發(fā)展規(guī)劃，對檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保其完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于開發(fā)利用。

第四條 檔案工作是衡量和檢查學校各部門工作質(zhì)量、管理水平的重要標志。各部門應將檔案工作納入工作計劃和相關(guān)人員崗位職責與個人業(yè)績考核內(nèi)容，加強對本部門檔案工作的管理。

第五條 我校檔案工作由校長領(lǐng)導，其主要職責是：

（一）貫徹執(zhí)行國家關(guān)于檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，醫(yī)學|教育網(wǎng)搜集整理批準學校檔案工作規(guī)章制度；

（二）將檔案工作納入學校整體發(fā)展規(guī)劃，促進檔案信息化建設與學校其他工作同步發(fā)展；

（三）建立健全與辦學規(guī)模相適應的檔案機構(gòu)，落實人員編制、檔案庫房、發(fā)展檔案事業(yè)所需設備及經(jīng)費；

（四）研究決定學校檔案工作中的重要獎懲和其他重大問題。

第二章 機構(gòu)設置和人員配備

第六條 我校成立檔案工作委員會，作為全校檔案工作的組織、協(xié)調(diào)、監(jiān)督、檢查和咨詢機構(gòu)。

第七條 綜合檔案室是保存和提供利用學校檔案的專門機構(gòu)（隸屬于校長辦公室），應當具備符合要求的檔案庫房和管理設施。其管理職責是：

（一）貫徹執(zhí)行上級有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，綜合規(guī)劃學校檔案工作；

（二）擬訂學校檔案工作規(guī)章制度，并負責貫徹落實；

（三）負責建立、健全學校檔案工作網(wǎng)絡，做好學校所屬機構(gòu)的立卷歸檔指導和檔案分室的業(yè)務指導工作，對學校檔案工作人員進行業(yè)務培訓；

（四）負責接收、征集、整理、鑒定、統(tǒng)計、保管學校的各類檔案及有關(guān)資料；

（五）做好“防火、防盜、防蟲、防霉、防鼠、防強光及溫濕度控制”等檔案實體的保護工作，最大限度地延長檔案壽命；

（六）編制檢索工具，編研檔案史料，開發(fā)檔案信息資源；

（七）組織實施檔案信息化建設和電子文件歸檔和管理工作；

（八）開展檔案的開放和利用工作；

（九）利用檔案開展多種形式的宣傳教育活動，充分發(fā)揮檔案的文化教育功能；

（十）開展檔案學術(shù)研究和交流活動；

第八條 我校檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導。學�？筛鶕�(jù)實際需要，批準有關(guān)部門設立檔案分室，管理本部門檔案。檔案分室業(yè)務上接受綜合檔案室指導、監(jiān)督，并定期向綜合檔案室移交檔案目錄。

第九條 各部門檔案工作的主要職責是：

（一）認真組織本部門人員學習檔案法律法規(guī)，按照我校立卷部門檔案歸檔范圍和保管期限的要求，完整、規(guī)范、按時完成本部門紙質(zhì)文件材料和電子文件的立卷歸檔工作；

（二）配備兼職檔案工作人員和經(jīng)費，開展檔案工作。

第十條 檔案工作人員應當遵紀守法，愛崗敬業(yè)，忠于職守，具備檔案業(yè)務知識和相應的科學文化知識以及現(xiàn)代化管理技能。

第三章 檔案收集

第十一條 我校各立卷部門分管檔案工作的負責人，應將涉及相應范圍的各類載體的檔案材料歸檔工作列入自己的職責范圍，督促檢查本部門兼職檔案員按照歸檔要求，做到每項重要的工作都有完整、準確、系統(tǒng)的文件材料歸檔保存。

第十二條 我校實行檔案材料形成部門、課題組立卷制度。由立卷人按文件材料的自然形成規(guī)律，加以系統(tǒng)整理組卷，編排頁號或件號，制作卷內(nèi)目錄，交本部門兼職檔案員檢查，并經(jīng)本部門負責檔案工作的負責人在備考表上簽字同意后，向綜合檔案室移交。綜合檔案室負有指導各部門立卷工作的職責。

第十三條 我校實施紙質(zhì)檔案材料和電子檔案材料同步歸檔。各類文件材料的歸檔范圍和保管期限按照我校立卷部門檔案歸檔范圍和保管期限的要求執(zhí)行。

第十四條 部門立卷歸檔分工為：全校性、綜合性的材料由黨委辦公室、校長辦公室負責立卷歸檔，其余均按職能部門分工負責相應門類材料的立卷歸檔。立卷歸檔涉及多個部門的大類由文件的主辦部門歸檔，其他部門協(xié)辦。

第十五條 學校各部門立卷歸檔的文件材料，應符合下列要求：

（一）歸檔的文件材料，應遵循文件之間的形成規(guī)則，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分保存價值，分類組卷。

（二）歸檔的文件材料應當齊全完整。已破損文件應予復制，復制件附于原件后一并歸檔。

（三）紙質(zhì)歸檔文件應用紙規(guī)范、質(zhì)地優(yōu)良，字跡清楚，書寫應用符合規(guī)范的耐久書寫材料書寫，嚴禁用圓珠筆、彩色筆、鉛筆、純藍墨水、紅墨水、復寫紙、印臺油等不耐久的書寫材料書寫。

第十六條 歸檔時間：

（一）黨政類和能按自然年度歸檔的文件材料應在次年6月底前歸檔。

（二）教學類和能按教學年度歸檔的文件材料應在當年寒假前歸檔。

（三）科研、專題性和成套性檔案，應在項目完成通過鑒定驗收后2個月內(nèi)歸檔；基建類檔案應當在項目完成后3個月內(nèi)歸檔；重大活動檔案應在活動結(jié)束后2個月內(nèi)歸檔。

（四）隨時接收上級規(guī)定應接收的檔案。

第十七條 我校師生員工在其從事教學、科研、管理等職務活動中形成的各種載體的文件材料，必須按照規(guī)定及時歸檔，任何個人不得據(jù)為已有。

第十八條 我校與其他單位分工協(xié)作完成的項目，綜合檔案室應當至少保存一整套檔案。我校完成部分須將正本歸檔；協(xié)作單位完成的部分應由我校參與人員將復制件歸檔。

第四章 檔案管理和利用

第十九條 綜合檔案室應依據(jù)檔案實體分類法對室藏檔案進行整理、分類、鑒定、編號、排列上架、編制檢索工具；根據(jù)檔案的保密程度，確定不同的利用范圍，建立檔案借閱和審批制度；做好檔案的利用效果登記。

第二十條 綜合檔案室應落實檔案保護技術(shù)措施，防止檔案的破損、褪色、霉變和散失。對已經(jīng)破損或字跡褪色的檔案，應進行修復或復制。

第二十一條 綜合檔案室應當對所存檔案和資料的保管情況定期檢查，消除安全隱患，遇有特殊情況，應當立即向?qū)W校報告，及時處理。

應建立、健全庫房管理制度，做好防火、防潮、防高溫、防強光、防塵、防蟲、防有害氣體、防盜等工作，確保檔案安全。

第二十二條 綜合檔案室要建立檔案統(tǒng)計、檢查制度，定期對檔案的接收、整理、保管利用和各種數(shù)據(jù)情況進行檢查和統(tǒng)計。

第二十三條 綜合檔案室要組織做好檔案鑒定工作。凡需銷毀的檔案，由綜合檔案室和有關(guān)部門組成鑒定小組，經(jīng)鑒定小組鑒定并登記造冊報校長批準后，按有關(guān)程序予以銷毀。未經(jīng)鑒定和批準，不得銷毀任何檔案。

第二十四條 檔案信息是學校管理信息的重要組成部分。綜合檔案室是學校信息化建設的重要部門。應不斷推進數(shù)字檔案室建設，實現(xiàn)檔案信息資源共享。

第二十五條 綜合檔案室所保存的檔案，主要供本校利用。如校外有關(guān)單位或個人需查閱，應持介紹信，經(jīng)學校相關(guān)職能部門負責人同意后方可查閱。用于公益目的的，不收取費用；用于個人或商業(yè)目的的，按有關(guān)規(guī)定收費。

第二十六條 綜合檔案室應做好檔案的安全保密工作，嚴格控制涉密檔案的使用范圍。涉及國家秘密或者重大問題的檔案，應當經(jīng)校長或保密工作辦公室批準；涉及未公開的技術(shù)問題或個人隱私的檔案，應當經(jīng)相關(guān)職能部門負責人同意，必要時報請校長審查批準，按規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)后，方可查閱、摘錄、復制。

第二十七條 對于重要、珍貴的檔案，綜合檔案室一般不提供原件，如有特殊需要，應當經(jīng)綜合檔案室的主管領(lǐng)導批準。加蓋綜合檔案室公章的檔案復制件，與原件具有同等效力。

第二十八條 綜合檔案室應根據(jù)我校需要，積極開展檔案宣傳工作。開展檔案資料的編研工作，發(fā)揮檔案的文化教育作用。

第五章 考核與獎罰

第二十九條 我校對在檔案工作中表現(xiàn)突出的單位和個人，給予表彰與獎勵：

（一）在檔案的收集、整理、提供利用工作中做出顯著成績的；

（二）在檔案的保護和現(xiàn)代化管理工作中做出顯著成績的；

（三）在檔案學研究及檔案史料研究工作中做出重要貢獻的；

（四）將重要的、珍貴的檔案捐贈給綜合檔案室的；

（五）同違反檔案法律法規(guī)的行為作斗爭、表現(xiàn)突出的。

第三十條 有下列行為之一的，我校應當對直接負責的主管人員和其他直接責任人員依照有關(guān)規(guī)定給予處分；構(gòu)成犯罪的，由司法機關(guān)依法追究刑事責任：

（一）玩忽職守，造成檔案損壞、丟失或者擅自銷毀檔案的；

（二）違反保密規(guī)定，擅自提供、抄錄、公布檔案的；

（三）涂改、偽造檔案的；

（四）擅自出賣、轉(zhuǎn)讓、贈送、交換檔案的；

（五）不按規(guī)定歸檔、拒絕歸檔或者將檔案據(jù)為已有的；

（六）其它違反檔案法律法規(guī)和我校有關(guān)檔案管理規(guī)章制度的行為。

第六章 附 則

第三十一條 會計、干部人事檔案的管理，按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第三十二條 本辦法自公布之日起執(zhí)行，由校長辦公室負責解釋。